• Leestijd 3 - 4 minuten

Wanneer moet een bedrijf de jaarrekening deponeren?

Blog jaarrekening

Alle Nederlandse rechtspersonen zijn wettelijk verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te maken en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit wordt ook wel de publicatieplicht genoemd. Als de jaarrekening te laat, of helemaal niet, wordt gedeponeerd, kan een boete worden opgelegd of de bestuurder aansprakelijk worden gehouden. In deze blog leg ik uit welke regels en termijnen er gelden voor het deponeren van de jaarrekening van een besloten vennootschap (‘B.V.’).

Stap 1: Opmaken van de jaarrekening

Het bestuur van de B.V. moet na afloop van ieder boekjaar een jaarrekening opmaken. Het bestuur moet dit binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar hebben gedaan. De algemene vergadering van aandeelhouders (‘AVA’) kan deze termijn 1 keer met maximaal vijf maanden verlengen.

Stap 2: Ondertekenen (en controleren)

Alle bestuurders moeten de jaarrekening ondertekenen. Als er een raad van commissarissen is, moeten ook alle commissarissen de jaarrekening ondertekenen. Sommige B.V.’s moeten de jaarrekening vervolgens laten controleren door een accountant. Dat is het geval als de B.V. 2 jaar achter elkaar aan 2 van de volgende 3 criteria voldoet: i) minimaal 50 werknemers, ii) een omzet van € 12 mln en iii) meer dan € 6 mln activa op de balans.

Stap 3: Vaststellen

De jaarrekening moet vervolgens worden vastgesteld door de AVA. Voor het vaststellen van de jaarrekening geldt geen wettelijke termijn. Let op: Als alle aandeelhouders van de B.V. ook bestuurder van de B.V. zijn, geldt de ondertekening van de jaarrekening (zie hierboven) ook als de vaststelling van de jaarrekening. De jaarrekening hoeft in dat geval dus niet meer door de AVA worden vastgesteld. Deze manier van vaststellen kan in de statuten van B.V. worden uitgesloten. In dat geval gelden de gewone termijnen.

Stap 4: Deponeren

De laatste stap is het openbaar maken (deponeren) van de jaarrekening. Dit gebeurt door het indienen van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Voor veel B.V.’s geldt dat de jaarrekening alleen digitaal kan worden ingediend. Het deponeren van de jaarrekening is een verantwoordelijkheid van het bestuur.

De algemene regel is dat de jaarrekening in elk geval uiterlijk binnen 12 maanden na het einde van het boekjaar moet zijn gedeponeerd.

Als de jaarrekening door de AVA is vastgesteld, moet hij al eerder worden gedeponeerd, namelijk binnen 8 dagen na de vaststelling. Als de jaarrekening niet is vastgesteld, dan moet de niet vastgestelde jaarrekening worden gedeponeerd. In dat geval geldt de algemene termijn van 12 maanden. Let op: Als alle aandeelhouders van de B.V. ook bestuurder van de B.V. zijn (zie hierboven), geldt de ondertekening van de jaarrekening als de vaststelling en moet de jaarrekening binnen 8 dagen na ondertekening/vaststelling worden geponeerd.

Bij een boekjaar dat loopt van januari tot december zijn de volgende termijnen van toepassing.

Voor een B.V. waarvan niet alle aandeelhouders ook bestuurder zijn:

  • Opmaken en ondertekenen jaarrekening (zonder verlenging): uiterlijk op 31 mei
  • Opmaken en ondertekenen jaarrekening (met verlenging): uiterlijk op 31 oktober
  • Vaststellen jaarrekening: geen termijn
  • Deponeren jaarrekening: binnen 8 dagen na vaststelling en/of uiterlijk op 31 december

Voor een B.V. waarvan alle aandeelhouder ook bestuurder zijn:

  • Opmaken en ondertekenen jaarrekening (zonder verlenging): uiterlijk op 31 mei
  • Opmaken en ondertekenen jaarrekening (met verlenging): uiterlijk op 31 oktober
  • Deponeren jaarrekening: binnen 8 dagen na ondertekening, dus uiterlijk op 8 juni (met verlenging) of 8 november (zonder verlenging)

Risico’s van niet of te laat deponeren

Het niet of te laat deponeren van de jaarrekening kan een economisch delict opleveren. De sanctie die op deze overtreding staat is een geldboete en/of hechtenis. Onder meer met het oog op de bestrijding van (faillissements)fraude zijn de Belastingdienst en het Openbaar Ministerie de laatste jaren actiever aan het controleren of bedrijven tijdig deponeren.

Maar het belangrijkste risico dat bestuurders lopen als de jaarrekening niet of te laat wordt gedeponeerd is persoonlijke (privé) aansprakelijkheid als de B.V. failliet gaat. In de wet is namelijk bepaald dat, als een B.V. failliet gaat, het niet of te laat deponeren in principe betekent dat de bestuurders hun taak onbehoorlijk hebben vervuld. In dat geval bestaat het wettelijke vermoeden dat de onbehoorlijke taakvervulling van de bestuurders een belangrijke oorzaak van het faillissement is. De bestuurders kunnen op grond daarvan door de curator persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor alle schulden van de B.V. (het tekort van de faillissementsboedel).

Kortom, reden genoeg om ervoor te zorgen dat de jaarrekening op tijd wordt gedeponeerd! Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op.

*Deze blog is opgesteld aan de hand van de op 2 januari 2019 geldende regelgeving.

Contact

Kaart

Bosselaar & Strengers Advocaten

Maliebaan 29 – 33, 3581 CC Utrecht

Tel
+31 - 302 34 72 34
E-mail
office@bs-advocaten.nl